일정 관리 캘린더 - 구글 캘린더, 아웃룩 캘린더, 네이버 캘린더

요즘 나의 가장 큰 고민은 하루 생산성 관리이다. 새해 첫날부터 욕심이 많아 이것 저것 벌려놓다보니 벌써부터 여러가지가 딜레이 되는 것 같아 계획을 좀 더 현실적으로 수정하게 되었다. 동시에 효율적인 시간 관리와 디지털 스킬 향상을 위해 일정관리 툴을 적극 활용하기로 했다.

 

우선 삶을 개인 일정(가족, 친구 등 사적으로 챙겨야 하는 일), 내 일(직장업무 외 나만의 고유 업무), 직장 일정으로 나누어 각각을 서로 다른 캘린더로 관리하기로 했다. 굳이 캘린더를 세 개 씩이나 쓴다는 게 좀 복잡해 보이지만, 타인의 일정을 관리해야하는 업무를 맡고 있다보니 어차피 별도의 캘린더가 하나 더 필요하기도 했고, 개인사와 비즈니스가 뒤얽혀 동시에 보이니 집중력이 분산되는 것 같아 깔끔하게 모두 분리하기로 했다.

 

첫 번째 툴, 구글 캘린더 Google Calendar - 개인 일정용

 

구글 캘린더는 사용이 쉽고 여러 사람과 일정을 공유하기에 그만인 최고인 툴이다. 더군다나 지메일을 주 이메일로 사용하고, 해외생활 중 구글맵을 자주 사용하는 나로서는 여러모로 구글 캘린더만한 툴이 없다고 생각한다. 캘린더는 소소하게 입력할 것들이 많아지거나 수정할 게 많아지면 상당히 귀찮아 지는데, 구글 캘린더는 그런면에서 정말 효율적이고 편리하게 만들어졌다.

 

우선, 원하는 날짜를 클릭하면 상세 페이지로 넘어가기 전에 작은 팝업창이 뜨는데, 이 때 핵심 내용을 모두 입력할 수 있다. 달력 페이지 자체를 떠나지 않아도 되니까 새 페이지를 로딩할 일이 없고, 앞 뒤 일정을 동시에 확인할 수 있어 정말 편리하다. 여기서 시간을 많이 절약할 수 있다. 반대로 네이버 캘린더는 원하는 날짜를 클릭하면 상세 일정 관리 페이지로 넘어가게 되어 있다. 대신 다음 페이지로 넘어가거나, 저장 후 다시 달력 페이지로 넘어오는 속도가 상당히 빠르다. 두 회사의 전략이 다른 것 같은데 나는 개인적으로 구글 방식이 더 편리하고 효율적인 것 같다.

 

구글 캘린더 일정 입력 팝업창

 

소소하게 편리한 기능이 또 있는데, 바로 단축키이다. 직관적이어서 거의 기억할 필요도 없다. 톱니바퀴 모양의 설정에 들어가서 단축키shortcut를 활성화 하기만 하면 된다. 캘린더에 접속해서 Y(year)를 누르면 연간 캘린더, M(month)을 누르면 월간 캘린더, W(week)를 누르면 주간 캘린더, X를 누르면 4일치 일정을, A(agenda)를 누르면 일정이 있는 날만 모아놓은 스케줄 리스트를 볼 수 있다.

 

구글 캘린더 설정 페이지

 

유용한 단축키

j 또는 n (jump와 next인 듯) : 다음날, 다음달, 다음해로 이동.

t (today) : 오늘로 이동.

s (settings) : 설정 페이지로 이동.

g (go to a specific date) : 원하는 날짜로 바로 이동. (과거 오래 전 일정으로 돌아갈 때 유용하다.)

1 또는 d (day) : 일 단위로 일정 확인하기.

2 또는 w (week) : 주 단위로 일정 확인하기.

3 또는 m (month) : 월 단위로 일정 확인하기.

4 또는 x : 4일 단위로 일정 확인하기.

a (agenda) : 일정이 있는, 어젠다가 있는 날만 모아서 스케줄로 살펴보기.

c (create) : 일정 입력하기.

e (see) : 상세 일정 페이지.

Backspace 또는 Delete 키 : 입력된 일정 바로 삭제.

Ctrl + s : 일정 저장.

Esc : 상세 일정 페이지에서 나오기.

 

공식 단축키 설명 페이지 👉 https://bit.ly/3eTX1pR (영어로 된 페이지인데 맨 하단으로 내려가면 한글로 설정을 변경할 수 있다. 사실 영어 단어를 확인하는 편이 더 쉽고 기억하기 좋다.)

 

두 번째 툴, 아웃룩 캘린더 Outlook Calendar - 지금은 부수적이지만 결국 '주'가 될 나만의 비즈니스 관리용

 

아웃룩은 올초까지 다니던 영국회사에서 비즈니스 이메일로 처음 접했는데 한국에서는 한 번도 사용한 적이 없어서 적응하느라 꽤 고생을 했다. (처음엔 아웃룩이 이메일 기능에 쓸데없이(?) 오만 기능을 다 짚어넣은 너무 어려운 프로그램으로 느껴졌다.) 그치만 수 백명의 프로모터와 메일을 주고 받으며 아웃룩이 의사소통 관리에 얼마나 탁월한 프로그램인지 뒤늦게 깨달았다. 이메일을 여러개의 폴더로 정리하고, 플래그flag 표시로 우선 순위와 데드라인을 관리하고, 색깔 표시로 이메일 내용을 카테고리화categorise 해서 분류하는데에는 이보다 좋은 툴이 없다. 지메일은 비교가 안된다. 한 때 관리불능의 Inbox로 고생을 했던 나는 이제 아웃룩을 거의 신봉한다. (나의 이메일 관리 우여곡절은 다음 포스팅에서 소개하기로 한다.)

 

반면에 아웃룩 캘린더는 중요 일정을 잊지 않기 위해 가끔 리마인더 정도로만 사용했었다. 그랬는데도 편리하고 좋았다. 앞으로 좀 더 꾸준히 사용한 후 장단점을 살펴볼 예정이다.

 

아웃룩 캘린더

 

세 번째 툴, 네이버 캘린더 Naver Calendar - 회사용. 많이 복잡하지 않은 일정 관리에 충분한 툴.

 

네이버 캘린더는 이제 사용한 지 2~3일 밖에 되지 않아 기능을 조금씩 살펴보고 있다. 직관적이고 쉽게 디자인되어 있어 현재 나의 업무처럼 한 사람의 일정을 관리하기에는 무리 없이 사용할 수 있는 프로그램인 것 같다. 단, 구글 캘린더나 아웃룩처럼 기능이 효율적이거나 디테일 하지는 않은 것 같다. 네이버 캘린더도 향후 장단점을 다시 살펴볼 예정이다.

 

네이버 캘린더 메인 화면

 

네이버 캘린더 상세 일정 입력 페이지