PMP 자격증 1차시 - 프로젝트 특징, 5개 프로세스 그룹 등

안녕하세요 여러분, 프로베도라 입니다 :  )

 

이번 포스팅을 시작으로 PMP (Project Management Professional (PMP)®) 취득을 위한 각종 개념들을 차곡차곡 정리해볼까 합니다. 이해를 돕기 위해 아무래도 제 공연기획 프로젝트 경험이 많이 활용될 것 같네요.

 

PMP 자격증 주관사 미국 PMI

 

현재 PMI에서 제공하는 PMBOK는 2021년 업데이트 된 7번째 에디션입니다. 작년말 시험을 쳐보니 7판만을 공부해서는 시험에 합격할 수 없었기에, 6판을 기준으로 기본 개념을 먼저 정리한 뒤 최신 내용을 더해볼까 합니다.

 

참고로, PMP는 미국 PMI에서 주관하는 시험인만큼 기본 개념을 영어와 함께 숙지하면 도움이 많이 됩니다. 이왕이면 글로벌 표준 용어terminology도 함께 익혀, 현장에서 실력을 뽐내보시길 추천해 드립니다.

 

✋❗ PMP, PMI, PMBOK가 당최 무슨 얘기인지 모르시겠다구요? 그럼 제 이전 포스팅을 참고해 주세요!

프로젝트 관리 Project Management (feat. 공연기획)

 

프로젝트란?

A project is a temporary endeavour undertaken to create a unique product, service, or result.

프로젝트는 고유의 제품, 서비스 또는 결과(물)를 창조하고자 하는 일시적인 노력입니다.

영문 출처 : PMBOK (Project Management Body of Knowledge) 6th Edition

 

프로젝트의 특징. ⭐⭐⭐

① Uniqueness 고유성.
세상에 동일한 프로젝트는 단 하나도 없습니다. 저는 공연기획으로 프로젝트 매니지먼트를 접했고, 매번 새로운 공연 프로젝트를 진행했습니다.

② Temporary Endeavour 일시적 노력.
프로젝트는 시작과 끝이 정해져 있습니다. 즉 정해진 기한 내 일시적인 노력을 투입하는 행위입니다. 공연은 보통 기획 기간을 오래 가진 뒤, 짧은 기간동안 현장에서 선보여지고 끝납니다. 다음 공연은 새로운 프로젝트이지요. (그래서 여러 프로젝트를 병렬로 진행하곤 했습니다.)

③ Drive Change 변화를 이끌어 냄.
'필요에 의해 수행하는 과제'가 프로젝트입니다. '기존에 불편한 점이 있어 해소하거나 해결하려는 시도'가 프로젝트 입니다. 따라서 프로젝트는 '변화의 동인'이 됩니다. 코로나로 인해 언택트 공연을 실행하고자 수행하는 공연 영상화 시스템 구축 프로젝트처럼 말입니다.

④ Business Value Creation 비즈니스 가치 창출.
프로젝트를 통해 기업은 유무형의 비즈니스 가치를 창출합니다. 인력 자원, 예산 등을 투입해 공연이라는 결과물을 만들어내듯이 말이죠.

⑤ Context 프로젝트 착수 배경 존재.
프로젝트가 시작되는 데에는 이유가 있습니다. 저 같은 경우 기관에서 근무했기에 공공재의 성격으로서 공연을 다뤘습니다. 다소 뜬구름 잡는(?) 얘기같지만 저의 경우, '시민을 위한 문화복지 실현'이 착수 배경이었습니다.

⑥ Constraint of Scope, Cost and Time 범위, 원가, 일정에 한계가 있음.
프로젝트의 범위가 무한대로 늘어난다면? 이거 정말 무시무시 합니다. 10명의 배우가 출연하는 연극 프로젝트에 갑자기 500명의 합창단이 추가로 들어온다면, 그건 더 이상 연극이 아니겠지요. 공연의 장르가 바뀌는 것은 물론, 이렇게 되면 뒤늦게 무대나 공연장 자체를 바꿔야 할 지도 모릅니다. (무대기술팀의 아우성이 벌써 들려오네요.) 공연일자(프로젝트 종료 시점)는 정해져있는데 관리해야 하는 프로젝트의 범위가 계속해서 확장된다면, 아마도 기한 내에 프로젝트를 마치기는 커녕, 추진 일정조차 제대로 세우기 힘들 것 입니다.

프로젝트의 원가(예산)가 무한정이라면? 너무 좋겠죠. 물론 현실적으로 이런 경우는 없습니다. 반대로 예산을 쥐어짜고 또 짜내느라 고생했는 걸요.

프로젝트 일정이 무한대라면? 이런 일 역시 현실에서는 있을 수가 없습니다. 저는 프로젝트를 관리하면서 느꼈던 가장 큰 어려움이 일정에 따른 압박감이었습니다. 공연날짜는 정해져 있고 객석은 이미 만석인데 일정을 맞추지 못해 3천 명의 관객들을 바람맞힌다? 어휴, 생각만해도 아찔합니다.

⑦ 자원을 통한 품질 제공 서비스.
프로젝트는 자원을 투입해 품질이라는 결과물을 만드는 과정입니다. 프로젝트 팀을 비롯한 다양한 인적, 물적 자원이 투입되어 공연 서비스가 탄생하지요.

⑧ Progressive Elaboration 점진적 상세화.
프로젝트는 시간이 지나면서 점차 구체화 됩니다. 어떤 프로젝트든 초기에는 여러 자원들이 산재되어 있어 '이게 과연 하나의 목적을 위해 모인 집단이 맞는 것인지', '서로 한 방향(목표)을 보고 있는 게 맞는 건지' 싶은 깊은 의심(?)이 듭니다. 하지만 시간이 지나면서 여러가지 정보와 노력이 모여 점차 형태를 갖춰 갑니다.

저는 창작 오페라 프로젝트를 맡으면서 이 점을 아주 오싹하게(?) 경험했는데요, 세상에 없는 작품을 처음부터 만들어간다는 게 어찌나 걱정스럽던지, '대체 어떤 형태의 작품이 나오는 건지', '돈은 돈대로 쓰면서 정말 뭔가 나오긴 나오는 건지 (^ ^;)', 도무지 그려지지가 않아 초기에는 정말 손발이 다 떨렸습니다. 결과적으로 오페라는 점진적 상세화를 거쳐 잘 완성되었지만요.

 

프로젝트 관리란?

Project Management is the application of knowledge, skills, tools, and techniques to project activities to meet the project requirements.

프로젝트 관리는 고객의 프로젝트 요구사항(=목표)을 달성하기 위해 필요한 지식과 스킬, 도구, 기술 등을 적용하는 행위(관리 방법)입니다.

영문 출처 : PMBOK (Project Management Body of Knowledge) 6th Edition

 

PMBOK는 프로젝트 관리를 총 49개의 세부 프로세스로 나눠놓았습니다. PMP는 결국 이 49개의 세부 프로세스를 하나씩 배워가는 과정인데요, 시험을 위해서는 반드시 외워야만 합니다. 당장은 내용이 많아보이지만, 각 파트(10개 지식영역)가 논리적으로 구성되어 있어, 전체적인 흐름과 내용을 이해하면 의외로 어렵지 않게 기억할 수 있습니다. (저는 흐름을 먼저 이해한 뒤, 손으로 여러번 쓰면서 외웠습니다.)

 

49개 프로젝트 관리 세부 프로세스. 가로는 5개 프로세스 그룹을, 세로는 10개 지식 영역을 의미합니다. (PJ는 프로젝트의 줄임말 입니다.)

 

프로젝트의 구성 - 5개 프로세스 그룹. ⭐⭐⭐

① Initiating 착수 프로세스 그룹.
프로젝트에 본격적으로 임하기 전, 승인을 얻는 과정입니다.
위 그림에서 볼 수 있듯이, 착수 프로세스 그룹에는 아래 두 세부 프로세스가 포함됩니다.

- 프로젝트 헌장 개발 (Develop Project Charter)
- 이해관계자 식별 (Identify Stakeholders)

② Planning 계획(기획) 프로세스 그룹.
프로젝트를 계획하는 과정입니다. 보통 PM들이 가장 긴 시간을 투자하는 프로세스 입니다.
아래 세부 프로세스가 포함됩니다.

- 프로젝트 관리 계획서 개발 (Develop Project Management Plan)
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- 범위 관리 계획 수립 (Plan Scope Management)
- 요구사항 수집 (Collect Requirements)
- 범위 정의 (Define Scope)
- WBS 작성 (Create WBS)
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- 일정 관리 계획 수립 (Plan Schedule Management)
- 활동 정의 (Define Activities)
- 활동 순서 배열 (Sequence Activities)
- 활동 기간 산정 (Estimate Activity Durations)
- 일정 개발 (Develop Schedule)
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- 원가 관리 계획 수립 (Plan Cost Management)
- 원가 산정 (Estimate Costs)
- 예산 결정(Determine Budget)
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- 품질 관리 계획 수립 (Plan Quality Management)
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- 자원관리 계획 수립 (Plan Resource Management)
- 활동 자원 산정 (Estimate Activity Resources)
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- 의사소통 관리 계획 수립 (Plan Communicaitons Management)
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- 위험 관리 계획 수립 (Plan Risk Management)
- 위험 식별 (Identify Risks)
- 정성적 위험 분석 수행 (Perform Qualitative Risk Analysis)
- 정량적 위험 분석 수행 (Perform Quantatitive Risk Analysis)
- 위험 대응 계획 수립 (Plan Risk Responses)
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- 조달 관리 계획 수립 (Plan Procurement Management)
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- 이해관계자 참여 관리 계획 수립 (Plan Stakeholder Enagement)

③ Executing 실행 프로세스 그룹.
프로젝트를 실제 수행하는 과정입니다. 전 과정을 통틀어 물리적으로 가장 많은 시간이 투여 됩니다.

- 프로젝트 작업 지시 및 관리 (Direct and Manage Project Work)
- 프로젝트 지식 관리 (Manage Project Knowledge)
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- 품질 관리 (Manage Quality)
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- 자원 확보 (Acquire Resources)
- 팀 개발 (Develop Team)
- 팀 관리 (Manage Team)
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- 의사소통 관리 (Manage Communications)
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- 위험 대응 실행 (Implement Risk Response)
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- 조달 수행 (Implement Risk Response)
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- 이해관계자 참여 관리 (Monitor Stakeholder Engagement)

④ Monitoring and Controlling 감시 및 통제 프로세스 그룹.
프로젝트 진행과 동시에 관련사항을 감시하고 통제하는 프로세스 입니다.

- 프로젝트 작업 감시 및 통제 (Monitor and Control Project Work)
- 통합 변경 통제 수행 (Perform Integrated Change Control)
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- 범위 확인 (Validate Scope)
- 범위 통제 (Control Scope)
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- 일정 통제 (Control Schedule)
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- 원가 통제 (Control Cost)
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- 품질 통제 (Control Quality)
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- 자원 통제 (Control Resources)
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- 의사소통 감시 (Monitor Communications)
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- 위험 감시 (Monitor Risks)
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- 조달 통제 (Control Procurement)
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- 이해관계자 참여 감시 (Monitor Stakeholder Engagement)

⑤ Closing 종료 프로세스 그룹.
프로젝트를 모두 마치거나 부분 종료하는 프로세스 입니다. 단 한 가지 프로세스만 해당됩니다.

- 프로젝트 종료 또는 단계 종료 (Close Project or Phase)


+ Agile Process 애자일 프로세스 (49개 세부 프로세스 외 추가 내용)
애자일 프로세스는 49개의 전통적인 프로젝트 관리기법과 완전히 반대되는 내용입니다. 애자일 파트는 PMBOK 6판부터 추가된 내용이고, 작년말 제가 시험을 준비했을 때는 전체 시험의 약 50% 정도를 차지했습니다.

 

프로젝트 관리 vs 프로그램 관리 vs 포트폴리오 관리. ⭐⭐

A program is a group of related projects managed in a coordinated manner to obtain benefits not available from managing them individually. Program management is the application of knowledge, skills, tools and techniques to meet program requirements.

프로그램은 관련 있는 프로젝트를 모아놓은 집합(그룹)으로, 개별 프로젝트 관리에서는 얻을 수 없는 효과(이익)를 얻기 위해 큰 그림에서 포괄적으로 관리합니다.
프로그램 관리는 프로그램 요구사항을 만족시키기 위한 지식과 스킬, 도구, 기술을 적용하는 기법입니다.

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Portfolio is a collection of projects or programs or other work grouped together to facilitate effective management of work to meet strategic business objectives. The projects or programs of the portfolio may not necessarily be interdependent or directly related.
A Portfolio management is defined as projects, programs, subsidiary portfolio, and operations managed as a group to achieve strategic objectives.

포트폴리오는 다수의 프로젝트 혹은 프로그램의 집합으로, 전략적인 비즈니스 목적 달성과 효과적인 관리를 위해 그룹화된 작업입니다. 단, 포트폴리오로 한데 묶여 있다고 해서 소속된 프로젝트나 프로그램들이 반드시 연관되어 있는 것은 아닙니다.
포트폴리오 관리는 전략적 목표 달성을 위해 다수의 프로젝트, 프로그램, 보조 포트폴리오, 운영 업무를 한 데 묶어 관리하는 것입니다.

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결과적으로, 프로젝트가 가장 작은 개념이고, 그 다음이 프로그램, 마지막이 포트폴리오 입니다. (프로젝트 < 프로그램 < 포트폴리오)

영문 출처 : PMBOK (Project Management Body of Knowledge) 6th Edition

 

프로젝트 관리 조직 (PMO).

A Project Management Office is a management structure that standardises the project-related governance processes and facilitates the sharing of resources, methodologies, tools, and techniques.

프로젝트 관리 조직(PMO)은 프로젝트와 관련된 프로세스를 표준화하는 거버넌스 조직이자, 프로젝트에 쓰이는 자원, 방법론(체계), 도구 그리고 기술 공유를 촉진하는 조직입니다.

영문 출처 : PMBOK (Project Management Body of Knowledge) 6th Edition

 

프로젝트 관리 vs 운영. ⭐⭐

프로젝트 관리는 일시적인 활동임에 반해 운영Operations 업무는 지속적인 활동입니다.
프로젝트에는 끝이 있지만, 운영은 임의로 종료시키지 않는 이상 끝이 없습니다.

예를 들어, 공연 티켓 예매를 위한 웹사이트를 새롭게 하나 론칭한다고 칩니다.
웹사이트 개발이 종료되면 개발자들은 티켓 업무 담당자들에게 웹사이트 사용 방법을 알려줍니다. 기본적인 티켓 예매 방법, 관리자 회계 시스템 사용 방법, 포스터 등 기본적인 내용 입력 및 온라인 홍보물 업로드 방법 등등.

이렇게 론칭 프로젝트가 종료되고 업무가 이관되면, 티켓 업무 담당자들의 운영 서비스가 시작됩니다.
담당자들은 새롭게 론칭된 사이트를 통해 공연을 홍보 및 판매하고, 티켓 구매 과정이 원활하게 진행될 수 있도록 CS를 제공합니다. 비즈니스를 지원하는 것이죠. 이렇게 운영 업무는 프로젝트가 종료된 후 시작됩니다.

만약 웹사이트 이용 중 특정 서비스가 추가로 더 필요하게 된다면 (예: VIP고객 또는 기부금 납부자를 위한 별도의 예매/관리 서비스 필요 등), 이 부분이 하나의 과제, 즉 새로운 프로젝트가 될 수 있습니다.

 

 

출처 : 전체적인 개념은 「PMP Agile 바이블 (PMBOK 6th Edition) 해설서 (강정배, 서장훈, 이지현 저)」 를 참고하여 작성했습니다. 해설서에 나오는 내용일 지라도 모든 영어 원문은 직접 번역하였습니다. 그 외 별도 지식이 사용된 경우, 해당 부분에 출처를 밝혔습니다.